A qualidade percebida de um evento corporativo depende, em grande parte, dos primeiros e últimos minutos — o transporte. Um coordenador de eventos experiente trata esta componente como uma peça central.
O planeamento começa 4 a 6 semanas antes com o mapeamento de passageiros, chegadas, saídas, deslocações intermédias e viaturas necessárias.
A coordenação deve ter um ponto único de contacto operacional entre o operador e o organizador. Cada motorista deve saber, no dia do evento, quem é o coordenador e a quem reportar imprevistos.
A frota deve ser homogénea para transmitir uma imagem consistente. Faturação institucional consolidada evita dispersão de reembolsos.
No dia do evento, um coordenador presente no terreno acelera a resposta a atrasos, mudanças de itinerário e pedidos de última hora.